根據(jù)商務(wù)交流舉行的地點(diǎn)的不同，可以將它分為客座交流、主座交流、客主座輪流交流以及第三地點(diǎn)交流。客座交流，即在交流對(duì)手所在地進(jìn)行的交流。主座交流，即在我方所在地進(jìn)行的交流。客主座輪流交流，即在交流雙方所在地輪流進(jìn)行的交流。第三地點(diǎn)交流，即在不屬于交流雙方任何一方的地點(diǎn)所進(jìn)行的交流。
以上四種交流會(huì)地點(diǎn)的確定，應(yīng)通過各方協(xié)商而定。倘若我方擔(dān)任東道主，出面安排交流，一定要在各方面打好禮儀這張“王牌”。人們常說：“禮多人不怪”，其實(shí)在交流會(huì)中，又何嘗不是如此呢？！在交流會(huì)的臺(tái)前幕后，恰如其分地運(yùn)用禮儀，迎送、款等、照顧對(duì)手，都可以贏得信賴，獲得理解與尊重。在這個(gè)意義上，完全可以說在交流會(huì)上主隨客便，主應(yīng)客求，與以“禮”服務(wù)實(shí)際上是一回事。
在交流會(huì)上，如果我方身為東道主，那么不僅應(yīng)當(dāng)布置好交流廳的環(huán)境，預(yù)備好相關(guān)的用品，而且應(yīng)當(dāng)特別重視禮儀性很強(qiáng)的座次問題。
只有在某些小規(guī)模交流會(huì)或預(yù)備性交流會(huì)的進(jìn)行過程中，座次問題才可以不必拘泥。在舉行正式交流會(huì)時(shí)，則對(duì)它不能不予以重視。因?yàn)樗仁墙涣髡邔?duì)規(guī)范的尊重，也是交流者給予對(duì)手的禮遇。舉行雙邊交流時(shí)，應(yīng)使用長桌子或橢圓形桌子。賓主應(yīng)分坐于桌子兩側(cè)。若桌子橫放，則面對(duì)正門的一方為上，應(yīng)屬于客方；肯對(duì)正門的一方為下，應(yīng)屬主方。若桌子豎放，則應(yīng)以進(jìn)門的方向?yàn)闇?zhǔn)，右側(cè)為上，屬于客方；左側(cè)為下，屬于主方。
在進(jìn)行交流時(shí)，各方的主談人員應(yīng)在自己的一方居中而坐。其余人員則應(yīng)遵循右高左低的原則，依照職位的高低自近而遠(yuǎn)地分別在主談人員的兩側(cè)變坐。假如需要譯員，則應(yīng)安排其就座于僅次主談人員的位置，即主談人員之右。
舉行多邊交流時(shí)，為了避免失禮，按照國際慣例，一般均以圓桌為交流桌來舉行“圓桌會(huì)議”。這樣一來，尊卑的界限就被淡化了。即便如此，在具體就座時(shí)，依舊講究有關(guān)各方的與會(huì)人員盡量同時(shí)入場(chǎng)，同時(shí)就座。至少，主方人員也不應(yīng)在客方人員之前就座。
在交流的一般過程中，雙方人員的態(tài)度、心理、方式、手法等等，無不對(duì)交流構(gòu)成重大的影響。商務(wù)禮儀規(guī)定，商界人士在參加交流會(huì)時(shí)，首先要更新意識(shí)，樹立正確的指導(dǎo)思想，并且以此來指導(dǎo)自己的交流表現(xiàn)。這就是所謂交流的方針。談判方針的核心，依舊是一如既往地要求交流者在莊嚴(yán)肅穆、劍拔弩張地交流會(huì)上，以禮待人，尊重別人，理解別人。具體來說，它又分為以下六點(diǎn)：交流的第一點(diǎn)方針，是要禮敬對(duì)手。禮敬對(duì)手，就是要求交流者在交流會(huì)的整個(gè)過程中，要排除一切干擾，始終如一地對(duì)自己的交流對(duì)手講究禮貌，時(shí)時(shí)、處處、事事表現(xiàn)得對(duì)對(duì)方不失真誠的敬意。
在交流過程上，不管發(fā)生了什么情況，都始終堅(jiān)持禮敬對(duì)手，無疑能給對(duì)方留下良好的印象，而且在今后的進(jìn)一步商務(wù)交往中，還能發(fā)揮潛移默化的功效，即所謂“你敬我一尺，我敬你一丈”。調(diào)查結(jié)果表明，在交流會(huì)中，能夠面帶微笑、態(tài)度友好、語言文明禮貌、舉止彬彬有禮的人，有助于消除對(duì)手的反感、漠視和抵觸心理。在交流桌上，保持“紳士風(fēng)度”或“淑女風(fēng)范”，有助于贏得對(duì)手的尊重與好感。
與此相反，假如在交流的過程中，舉止粗魯、態(tài)度刁蠻、表情冷漠、語言失禮，不知道尊重和體諒對(duì)手，則會(huì)大大加強(qiáng)對(duì)方的防衛(wèi)性和攻擊性，無形之中傷害或得罪對(duì)方，為自己不自覺地增添了阻力和障礙。
交流的第二點(diǎn)方針，是要依法辦事。在商務(wù)交流中，利益是各方關(guān)注的核心。對(duì)任何一方來說，大家講究的都是“趨利避害”。在不得已的情況下，則會(huì)“兩利相權(quán)取其大，兩害相權(quán)取其輕”。雖則如此，商界人士在交流會(huì)上，既要為利益而爭(zhēng)，更需謹(jǐn)記依法辦事。
所謂在商務(wù)交流中應(yīng)當(dāng)依法辦事，是要求商務(wù)人員自覺地樹立法制思想，在交流的全部過程中，提倡法律至尊。交流者所進(jìn)行的一切活動(dòng)，都必須依照國家的法律辦事，惟其如，才能確保通過交流所獲得的既得利益。法盲作風(fēng)、僥幸心理、鋌而走險(xiǎn)、目無法紀(jì)、都只會(huì)害人、害己，得不償失。
有一些人在實(shí)踐中，喜歡在交流中附加人情世故。它如果是指注重處理與對(duì)手的人際關(guān)系，爭(zhēng)取促進(jìn)雙方之間的理解與尊重，那么則是正確的。假若指的是要在交流中搞“人情公關(guān)”，即對(duì)對(duì)方吹吹打打，與對(duì)手稱兄道弟，向?qū)Ψ绞┲孕《餍』荩瑒t是非常錯(cuò)誤的。實(shí)際上，這是小農(nóng)意識(shí)在作怪，而且無濟(jì)于事。因?yàn)槿饲闅w人情，生意歸生意，任何有經(jīng)驗(yàn)的商界人士，都是不會(huì)在交流會(huì)上讓情感戰(zhàn)勝理智的。在交流中，過多地附加人情，甚至以為此重點(diǎn)，實(shí)在是誤入歧途。說到底，犯了這種錯(cuò)誤的人，是沒有法制觀念，而且不懂得應(yīng)當(dāng)怎樣做生意。
交流的第三點(diǎn)方針，是要平等協(xié)商。交流是什么？交流就是有關(guān)各方在合理、合法的情況下，進(jìn)行討價(jià)還價(jià)。由此可見，交流實(shí)際上是觀點(diǎn)各異的各方經(jīng)過種種努力，從而達(dá)成某種程度上的共識(shí)或一致的過程。換言之，交流只會(huì)進(jìn)行于觀點(diǎn)各異的有關(guān)各方之間，所以假如離開了平等協(xié)商，成功的交流便難于設(shè)想。在交流中要堅(jiān)持平等協(xié)商，重要的是要注意兩個(gè)方面的問題：一方面，是要求交流各方在地位上要平等一致、相互尊重。不允許仗勢(shì)壓人、以大欺小。如果在談判的一開始有關(guān)各方在地位上便不平等，那么是很難達(dá)成讓各方心悅誠服的協(xié)議的；另一方面，則是要求交流各方在交流中要通過協(xié)商，即相互商量，求得諒解，而不是通過強(qiáng)制、欺騙，來達(dá)成一致。
在交流會(huì)上，要做到平等協(xié)商，就要以理服人。要進(jìn)行交流，就要講道理。要以理評(píng)理、無理找理、說理堅(jiān)持一成不變。這樣的話，就容易“自成一說”，說服對(duì)方。
交流的第四點(diǎn)方針，是要求同存異。有一位馳名世界的談判大師說過：“所謂交流，就是一連串的不斷地要求和一個(gè)又一個(gè)不斷地妥協(xié)。”他的這句大白話，肯定會(huì)有助于商界人士深化對(duì)交流本質(zhì)的理解。
在任何一次正常的交流中，都沒有絕對(duì)的勝利者和絕對(duì)的失敗者。相反，有關(guān)各方通過交流，多多少少都會(huì)獲得或維護(hù)自身的利益，也就是說，大家在某種程序上達(dá)到了妥協(xié)，彼此都“山重水復(fù)疑無路，柳暗花明又一村。”
有經(jīng)驗(yàn)的商務(wù)人員都清楚，有關(guān)各方既然同意坐下來進(jìn)行交流，那么在交流桌上，就絕對(duì)不可以堅(jiān)持“一口價(jià)”，一成不變，一意孤行。否則就是作繭自縛、自欺人人。原因十分簡(jiǎn)單，在交流桌上，有關(guān)的一切議題，都是大可一談的。
在交流會(huì)上，妥協(xié)是通過有關(guān)各方的相互讓步來實(shí)現(xiàn)的。所謂相互讓步，意即有關(guān)各方均有所退讓。但是這種相互讓步，讓不等于有關(guān)各方的對(duì)待讓步。在實(shí)踐中，真正的對(duì)等讓步，總是難以作出的。在交流會(huì)上所達(dá)到的妥協(xié)，對(duì)當(dāng)事的有關(guān)各方只要公平、合理、自愿，只要盡最大程序維護(hù)或爭(zhēng)取了各自的利益，就是可以接受的。
交流的第五點(diǎn)方針，是要互利互惠。上述之所以反復(fù)地強(qiáng)調(diào)：最理想的交流結(jié)局，是有關(guān)各方達(dá)成了大家都能夠接受的妥協(xié)。說到底，就是要使有關(guān)各方通過交流，都能夠互利互惠。
在商務(wù)交往中，交流一直被視為一種合作或?yàn)楹献鞫M(jìn)行的準(zhǔn)備。因此一場(chǎng)商務(wù)談判的最圓滿的結(jié)局，應(yīng)當(dāng)是交流的所有參與方，都能各取所需，都取得了一定成功，獲得了更大的利益。也就是說，商務(wù)交流首先是講究利益均沾、共同勝利的。如果把商務(wù)交流視之為“一次性買賣”，主張贏得越多越好，甚至要與對(duì)手拼個(gè)“你死我活”，爭(zhēng)取以自己的大獲全勝和對(duì)手的徹底失敗，來作為交流會(huì)的最終結(jié)果，則必將危及與對(duì)方的進(jìn)一步合作，并且使社會(huì)上對(duì)己方產(chǎn)生“心狠手辣”、“不能容人”的惡劣印象。
因此，商務(wù)人員在參加交流會(huì)時(shí)，必須爭(zhēng)取的結(jié)局應(yīng)當(dāng)是既利己，又利人的。現(xiàn)代的商界社會(huì)，最講究的是伙伴、對(duì)手之間同舟共濟(jì)。既要講競(jìng)爭(zhēng)，又要講合作。自己所獲利的利益，不應(yīng)當(dāng)建立在有害對(duì)手或伙伴的基礎(chǔ)上，而是應(yīng)當(dāng)彼此兩利。對(duì)于這種商界的公德，商務(wù)人員在交流中務(wù)必應(yīng)當(dāng)遵守。
交流的第六點(diǎn)方針，是要人事分開。在交流會(huì)上，交流者在處理己方與對(duì)手之間的相互關(guān)系時(shí)，必須要作到人與事分離，各自分別而論。
在交流中，要將對(duì)手的人與事分開，是要求商界人士與對(duì)方相處時(shí)，務(wù)必要切記朋友歸朋友、交流歸交流，對(duì)于二者之間的界限不能混淆。
正確的認(rèn)識(shí)，是應(yīng)當(dāng)在交流桌上，大家彼此對(duì)既定的目標(biāo)都志在必得、義不容情。因此，既不能指望對(duì)手之中的老朋友能夠“不忘舊情”，良心發(fā)現(xiàn)，對(duì)自己“手下留情”，或是“里通外國”，也不要責(zé)怪對(duì)方“見利忘義”，“不夠朋友”、對(duì)自己“太黑”。
業(yè)已明言：商務(wù)交流并不是一場(chǎng)你死我活的人與人的戰(zhàn)爭(zhēng)，因此商務(wù)人員對(duì)它應(yīng)當(dāng)就事論事，不要讓自己對(duì)交流對(duì)手主觀上的好惡，來妨礙自己解決現(xiàn)實(shí)問題。
商界人士在交流會(huì)上，應(yīng)當(dāng)理解交流對(duì)手的處境，不要對(duì)對(duì)方提出不切實(shí)際的要求，或是一廂情愿地渴望對(duì)方向自己施舍或回報(bào)感情。同理，商界人士在交流會(huì)上，對(duì)“事”要嚴(yán)肅，對(duì)“人”要友好。對(duì)“事”不可以不爭(zhēng)，對(duì)“人”不可以不敬。不然的話，商務(wù)人員要是在商務(wù)交流中“小不忍則亂大謀”，那可就怪不得旁人了。在商界，有一句行話，叫作“君子求財(cái)不求氣”。它再次告誡各位：意氣用事，在商務(wù)交往中的任何場(chǎng)合，其中自然也包括交流會(huì)在內(nèi)，都是弊大于利的。
商界同時(shí)還流行著另外一句名言，叫作“君子愛財(cái)，取之有道”。將其應(yīng)用于交流之中，也是合情合理的。它告訴商界人士，要想在商務(wù)交流之中盡可能地維護(hù)己方的利益，減少己方的損失，就應(yīng)當(dāng)在交流的方針、策略、技巧上下功夫，從而名正言順地在交流會(huì)上獲得成功。要是心思用到了其他地方，甚至指望以見不得陽光的邪門歪道出奇制勝，不得癡心妄想，便是自欺欺人。
