會展組織機構(gòu)在初步具備會展項目意向后，往往會組織一個正式或非正式的會展項目團隊，按以下流程開展會展策劃工作。
　　
　　（1）信息收集、市場調(diào)研與項目可行性分析
　　
　　在會展策劃的第一階段，要根據(jù)初步的會展意向與目標收集各方面信息，開展有效的市場調(diào)研，并根據(jù)調(diào)研數(shù)據(jù)和料，對擬開展的會展項目進行可行性分析。如分析得出可行的結(jié)論，則可著手開展立項決策工作；反之，則改變原有意向，另行選題，重新開始這一階段的工作。
　　
　　（2）立項決策
　　
　　在可行性研究通過的基礎(chǔ)上，可以決定對會展項目立項和報批，準備好相關(guān)報批程序和文件，并同時開始編制預(yù)算、制訂推廣策略等工作。
　　
　　（3）編制項目預(yù)算
　　
　　在明確立項的前提是下，根據(jù)項目歷史情況、相似項目數(shù)據(jù)、組織者經(jīng)驗等，可以編制詳細的預(yù)算方案。預(yù)算不僅是會展運營工作的指南，也是會展總結(jié)評估的重要參照體系。
　　
　　需要指出的是，在會展項目可行性研究階段，也有必要進行初步的成本收入預(yù)算與利潤預(yù)期工作，為項目能否立項提是供經(jīng)濟依據(jù)。
　　
　　會展項目預(yù)算的主要內(nèi)容包括費用項（固定費用，如營銷費用；可變費用，如餐飲費用）、收入項（如撥款、注冊費、贊助）、預(yù)期利潤、損益平衡分析（可用于確定會展產(chǎn)品價格，如展位價格）。
　　
　　（4）擬訂項目營銷與推廣計劃
　　
　　會展項目的營銷和推廣貫穿項目運營的全程，從最初的調(diào)研到最后的總結(jié)，都要充分利用各種機會開展這項工作。完善、系統(tǒng)、動態(tài)的營銷與推廣策劃是會展項目成功的關(guān)鍵因素。
　　
　　通常，可以應(yīng)用營銷組合策略進行會展項目的營銷與推廣策劃，主要包括產(chǎn)品開發(fā)和定位策略、產(chǎn)品價格策略、營銷渠道策略和促銷策略。一來說，其中最核心的工作是招商、招展、招募與會者。
　　
　　（5）制訂項目實施方案
　　
　　項目實施方案主要是圍繞會展項目的場地安排、現(xiàn)場管理與服務(wù)、相關(guān)活動安排等展開策劃。策劃方案時間性、程序性強，內(nèi)容具體詳細，用圖表等表現(xiàn)形式應(yīng)用較多。
　　
　　（6）確定項目后續(xù)工作
　　
　　會展策劃的最后階段，要確定項目結(jié)束后的工作安排，包括會展總結(jié)、評估以及為客戶提是供的后續(xù)服務(wù)，把握客戶需求，保持與相關(guān)機構(gòu)的溝通，明確下一次活動的改進方向，開展下一次會展活動的營銷。